Consigli per la scansione e l'invio di documenti al Consolato via email

Il sistema di posta elettronica del Consolato Italiano a New York respinge qualsiasi allegato di dimensioni di 3.0MB (o 3000KB) o superiori. Del resto non è necessario utilizzare lo scanner al massimo della potenzialità per ottenere una versione digitale del documento da inviare.

Come convertire in digitale un documento cartaceo nel migliore dei modi

In generale, lo scanner può essere impostato con i seguenti parametri:

Risoluzione: 200 dpi
Colore: scala di grigi (grayscale) (NON usare colore se non è espressamente richiesto)
Formato: jpeg o pdf (raccomandato)

In questo modo si otterrà un documento molto più leggero ma sempre perfettamente leggibile e stampabile.

Alcune informazioni generali

I documenti cartacei convertiti in digitale raramente superano i 3.0MB: di solito infatti si possono inserire centinaia di pagine in un file di 3.0MB. Non vi è alcun modo per dire esattamente quante pagine è possibile racchiudere in un file di meno di 3.0MB durante la scansione, ma ecco alcuni esempi:
100 pagine convertite in PDF possono entrare solo 1.5MB.
100 pagine scansionate ad alta risoluzione possono diventare 18.0MB!
100 pagine a scansione a bassa risoluzione possono entrare in soli 3.0MB.

La chiave per la creazione di un allegato da un documento acquisito è quello di trovare il miglior equilibrio tra qualità e dimensione del file.

Può essere necessario consultare la documentazione del suo scanner o il sito web del produttore / helpdesk di assistenza. Ogni documento è unico come lo sono l'hardware e il software utilizzato per la scansione. Ma ci sono diversi fattori che possono generalmente contribuire alla creazione di immagini digitalizzate di alta qualità ma con dimensioni adeguate per la lettura e l'invio su Internet.

• Non utilizzare il colore a meno che sia assolutamente necessario.
  La scansione a colori di un documento in bianco e nero aumenta notevolmente la dimensione del file, senza aggiungere alcun valore per l'immagine digitalizzata. In generale, il riconoscimento di riserva per le fotografie a colori, mappe topografiche, disegni a colori con le annotazioni, ecc
• Limitare le dimensioni di ciascuna pagina per la loro vera dimensione.
  Avere "spazio bianco" extra lungo la lunghezza e / o la larghezza di un documento scandito aggiunge inutile peso alle dimensioni del file risultante. Un errore comune è effettuare la scansione di un documento 8,5" x 11" come se si trattasse di 8,5" x 14". L'area vuota in fondo all'immagine pesa comunque nella dimensione totale del file.
• Impostare la più bassa risoluzione accettabile (molto importante!).
  La risoluzione o di punti per pollice (dpi) di una immagine è fondamentale per la sua qualità e dimensione. Ad esempio, raddoppiare la risoluzione da 150 a 300 dpi è utile per migliorare i dettagli sull'immagine, ma può quadruplicare le dimensioni del file risultante! Una risoluzione da 150 dpi a 200 dpi di solito offre una immagine di buona qualità che permette una lettura ed una stampa sufficientemente fedele ed accurata rispetto al documento originale.
• Controllare il risultato se si usa la Optical Character Recognition (OCR)
  L'uso della funzionalità OCR può alterare il contenuto del documento. OCR tenta di interpretare ogni elemento che viene scannerizzato secondo parole comprese nel dizionario del software con cui si esegue la scansione. Ad esempio, il cognome "Rossini" può diventare "Rossi".

Per ulteriori informazioni si può scrivere all'Ufficio Informatica del Consolato all'email: newyork.itc@esteri.it